Em mercados altamente competitivos, estar preparado para atender à demanda dos clientes é uma premissa básica. Quem não estiver pronto para esse momento pode, inclusive, enfrentar problemas com a concorrência e colocar a sobrevivência da empresa em risco. Por esse motivo, montar um planejamento de compras é essencial para usar os recursos disponíveis com inteligência.

Se o seu modelo de negócios ainda não possui um departamento de compras bem estruturado, precisamos primeiramente enfatizar a importância de estruturar esse setor.

O departamento de compras é o responsável por obter todo o material necessário para que a empresa mantenha seus processos produtivos funcionando e ofereça conforto a clientes e funcionários. O departamento tem uma função tão indispensável para uma empresa, que interfere até mesmo na competitividade no mercado. Grande parte das vendas externas, assim como a obtenção de resultados satisfatórios, é consequência de boas compras. Sendo assim, é necessário adquirir materiais ao mais baixo custo, mas sempre satisfazendo as exigências de qualidade e estar preparado para emergências.

Qualidade: conseguindo identificar bons insumos e matéria-prima, as chances de a empresa produzir produtos de boa qualidade aumentam, tornando-a mais atrativa para os consumidores.

Custos: ao negociar descontos e melhores condições de pagamento, o departamento de compras pode melhorar o fluxo de caixa e condição financeira da empresa, fazendo ela se tornar mais rentável.

Emergências: estando preparado para situações emergências, como um grande pedido de última hora, a empresa pode entregar os produtos dentro do prazo, satisfazendo os seus clientes.

Um setor de compras bem estruturado é capaz de virar o jogo e transformar uma necessidade em oportunidade de economia para a operação de uma empresa. Dessa forma, a compra de insumos pode diminuir os custos e maximizar os lucros, além de aumentar a eficiência de outros setores.

Para entender como estruturar um departamento de compras, podemos organizar a tarefa em 4 etapas gerais, que são:

1) Planejamento

a. Definir as diretrizes e normas do Setor

b. Definir se o Setor será centralizado ou descentralizado

c. Definir / criar o processo de Compras

- Identificação da necessidade da compra;

- Pedido de compra;

- Cotação;

- Negociação e fechamento com fornecedor;

- Emissão ordem de compra e entre outros documentos;

- Recebimento da mercadoria;

- Aprovação pagamento;

- Pagamento.

d. Construir um time

- Definir responsabilidades de cada funcionário

- Ter objetivos claros

- Ter habilidades de Negociação;

- Ter Experiência em estratégias com fornecedores;

- Saber analisar dados;

- Conhecer do setor;

- Ter Empatia;

- Colaborar e saber trabalhar com equipes.

e. Identificar as necessidades que a empresa possui e pesquisar os possíveis Fornecedores

- Produtos e insumos que devem ser comprados e que atendam os pré-requisitos estabelecidos

- Verificar prazos de entrega

- Verificar capacidade de atender possíveis emergência (aumento exponencial da demanda)

- Identificar a frequência de compra e os respectivos preços

f. Estabeleça objetivos macros da Empresa

- Metas do Setor

- Metas por Fornecedor

- Metas por Produto

g. Utilizar ferramentas de previsão e classificação de demanda

- Sistemas de Informação

- Curva ABC

- Pesquisas de Mercado

- Análise da área de atendimento

- Análise canal de vendas

- Ações estratégicas dos Fornecedores

- Demandas de baixo / alto desvio

2) Gestão de fornecedores

a. Gestão e matriz de risco de fornecedores - envolve certificar que pendências e falhas no processo de Compliance, análise de conformidades, não tragam prejuízos para a empresa, antecipando e classificando ameaças em uma matriz de riscos;

b. Processo de qualificação de fornecedores – análise de Compliance e governanças corporativas de fornecedores. Seu papel é coletar dados, documentos e certificados de fornecedores para garantir que eles se encontram em conformidade junto a legislação vigente de órgãos fiscais, tributários, trabalhistas e socioambientais

c. Listagem e manutenção de fornecedores homologados: listagem de fornecedores homologados, ou seja, que comprovaram o Compliance no processo de qualificação e estão aptos a compor a cadeia de suprimentos da sua empresa. Requer monitoramento constante para garantir que eles permaneçam em conformidade.

3) Negociação

a. Com diferentes fornecedores homologados na sua Cadeia de Suprimentos, é importante que cada necessidade da empresa tenha um orçamento aberto em cada fornecedor.

b. A partir disso, é possível negociar o menor custo possível, desde que isso não comprometa o padrão de qualidade estabelecido na política da empresa.

4) Avaliação

a. Estruturar os principais Indicadores de performance do Setor (KPI) para análise

- Giro de Produto

- Posicionamento do produto no mercado

- Margens aplicadas

- Custo dos Excessos

- Custos das Faltas

- Rentabilidade

- Ciclo de Compra

- Lead Time

- Rupturas

- Estoques de Segurança

- Tempo de pagamento do Fornecedor

- Se cumpre agendamento da entrega

- Quantidade de ocorrências de problemas no processo de descarga

- Qualidade dos produtos e das embalagens

- Tempo de descarga por fornecedor

- Entregas no prazo

- Entregas completas

- Pendências financeiras do Fornecedor

Ao seguir essas 4 etapas, o setor de departamento de compras de toda empresa poderá tomar decisões nas estratégias de compras de serviços e produtos. Além disso, também executará o ato de monitoramento da cadeia de suprimentos necessários, desde sua entrada até a saída dos produtos.

Conciliar um sistema de gestão que atue dentro do departamento de compras da sua empresa, além de proporcionar maior eficiência, você como empreendedor poderá notar a organização e fluidez do seu negócio!