Atuando como consultor empresarial, ao longo de todos esses anos, sempre tenho notado que na maioria das empresas não existe um desenho de processos das suas principais atividades. Isso pode parecer estranho, mas é absolutamente normal, pois geralmente o empreendedor deixa para cuidar da profissionalização do seu negócio em um segundo momento. Entretanto, esse “deixar para depois” demora acontecer ou nunca acontece.

Essa é uma discussão complexa, pois já ouvir alguns empresários de sucesso, afirmar: “cresça primeiro e se organize depois” é lógico que, assim como eu, você também já deve ter ouvido várias histórias de sucesso onde a empresa X, Y e Z começou como uma barraquinha e hoje é um exemplo empresarial a ser seguido. Mas, a pergunta é: Em que momento ela deu início a profissionalização do seu negócio?

Sabemos que no mundo dos negócios não podemos contar com o fator sorte. E muitas vezes o que deu certo para o seu “Zé” quando ele abriu a empresa dele, pode não servir para você.

Montar um negócio sem as regras muito bem definidas, (o que fazer, como fazer e quando fazer), pode se tornar um risco para o empreendimento. É como se aventurar a fazer uma viagem sem conhecer a estrada e sem ter um mapa, você até pode chagar ao seu destino, mas, vários contratempos poderiam ter sido evitados com um bom planejamento da viagem.

O processo, é uma das etapas-chave na qual prepara o empreendedor a se concentrar em seu trabalho, e o ajuda na obtenção de resultados. Sua definição é fundamental para criar um modelo que permita identificar problemas e encontrar soluções. Por isso, é preciso ter clareza de seus objetivos e definir as competências e habilidades necessárias para a realização do mesmo.

Uma das frases que mais falo aos meus clientes é: O talento não pode reter o conhecimento! Afinal, é comum o empresário contratar profissionais qualificados que detém o conhecimento específico para tal área, no entanto, quando esses vão embora muitas vezes de forma involuntária, carregam consigo todo o conhecimento que deveria ficar na empresa. Pois, quase nada está escrito.

Quando não existe um desenho de processos, mas sim um único profissional que detém do conhecimento e não tem um sucessor, o empreendedor sente-se desconfortável quando é cogitada o afastamento desse colaborador. Pois a sua saída poderá deixar a empresa vulnerável e o dono refém desse profissional.

A definição de um processo não é simples, havendo inúmeras características que exigem uma boa análise para se chegar ao mapeamento adequado. Busque clareza em sua execução, para otimizar o tempo e o esforço utilizado e evitar que este sofra alterações constantes.

Uma dica que dou é que o processo tem que ser confortável para quem executa (colaborador) e seguro para quem patrocina (dono do negócio).

Compete ao gestor de uma organização, especialmente ao diretor de Produção, por exemplo, definir os rumos do processo e as expectativas que serão atendidas. Para tanto, ele se utiliza de especialistas que possuem informações sobre o setor e sua atuação, podendo pesquisar profissionais qualificados para sua equipe.

A análise do processo tem como objetivo a identificação das características, que sejam positivas e negativas. É essencial que existam métricas de desempenho para que todos saibam exatamente o que é necessário ser cumprido.

Para um bom mapeamento de processos é fundamental separar as habilidades dos objetivos com relação a uma equipe, para que consigamos colocar a pessoa certa no lugar certo e obter um melhor desempenho em suas atividades com excelência e alta performance.